Tobit David - Massen- oder Serienfaxe versenden

Viele Unternehmen informieren regelmäßig per Fax. Da hier sehr viele Faxnummern verwendet werden, ist der Einzelversand per Faxnummer umständlich.

Es gibt zwei Methoden, um viele Faxe an jeweils unterschiedliche Nummern zu senden.

Methode 1: per Adressbuch

Wenn Sie ein Fax auf den Druckertreiber Tobit Faxware "drucken", dann erscheint ein Fenster, in das Sie die Faxnummer eintippen können. Wesentlich eleganter ist es, auf den kleinen Briefumschlag neben "AN:" zu klicken. Dort können Sie Adressen aus dem Adressbuch auswählen. Es ist aber auch möglich, einen ganzen Ordner zu adressieren, wie im Beispiel rechts den Ordner "Kunden". Dazu klicken sie einfach im geöffneten Adressbuch den mit dem grünen Pfeil markierten Ordner ganz oben, um im System eine Ebene höher zu kommen.

Als Standart erscheint hier der gesamte Ordner "Adressen". Den einfach markieren und mit dem blauen AN Pfeil mittig in das rechte Fenster der Empfänger einfügen und dann mit dem Button übernehmen. Das ist im Bild rechts zu sehen. Anschließend erscheint wieder das Fenster der Faxnummer mit dem Namen des Ordners und dem Zusatz LIST. Daran erkennen sie, dass nun an viele Adressen versendet wird.

Übrigens raten wir unseren Kunden dazu, Struktur ins Adressbuch zu bringen, in dem Ordner angelegt werden, wie im Beispiel auf dieser Seite der Ordner "Kunden" unterhalb von Adressen. Auch hier könnte man weiter strukturieren, und weitere Unterordner anlegen, z.B. mit Interessenten für einen bestimmten Bereich. Im Versand kann man dann auch mehrere solcher Ordner als Ziel auswählen.

Methode 2: Serienfaxe aus einer bliebigen Software, hier als Word Serienbrief

Oft möchte man auch Faxnummern aus einem ganz anderen Programm verwenden, z.b. aus der Warenwirtschaft.

Mit David ist das kinderleicht. Es gibt speziell Steuerzeichen, die Tobit innerhalb eines Faxes als Befehl verarbeitet. So ein Befehl beginnt immer mit dem Zeichen @@ (wie das @ in einer E-Mail). Um Faxe zu versenden, benutzen wir den Befehl NUMMER. Es folgt die Faxnummer und @@ als Abschluss des Befehls.

Um also eine Faxnummer zu übergeben, lautet der komplette Befehl: @@nummer 0201 123456@@.

Nehmen wir an, sie haben eine Excel Tabelle mit Faxnummer und nutzen den Word Serienbrief. Dann fügen sie dort ja das Seriendruckfeld "Faxnummer" ein. Einfach zwei @@ Zeichen und das Wort NUMMER davor schreiben, Feld ausgeben, dahinter zwei weitere @@ eintippen - fertig.

Das Info-Center sendet jetzt jeden einzelnen Serienbrief an die jeweils so markierte Faxnummer.

Noch Fragen? Beantworten wir gern. Telefon: 0201 38 600

zurück zu unserer Tobit Seite

Man kann auch ganze Ordner als Empfänger auswählen


Mit einem Befehl die Faxnummer an David leiten.
Die mit @@ eingerahmten Zeichen gelangen NICHT auf das Fax und bleiben für den Empfänger unsichtbar.

Es ist möglich die Uhrzeit des Faxversandes einstellen, um das z.B. in den Nachtstunden abzuwickeln, damit das Fax tagsüber frei bleibt.
Im Fenster zum versenden finden sie ein kleines Kalender-Symbol, mit dem sie den zeitversetzten Versand einstellen können.